Offenburg – Reibungslos: Eine Erfolgsgeschichte: die digitale Gremienarbeit der Stadt

 
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Tobias Uhrich: „In anderthalb Jahren hat es sich amortisiert.“ – Foto: Siefke

Offenburg – Reibungslos: Zeit für eine erste Bilanz: Seit November 2016 sind die Sitzungsunterlagen für die städtischen Ausschüsse elektronisch abrufbar – die Papiervorlagen gehören nahezu der Vergangenheit an. Ein Interview mit Tobias Uhrich nachgefragt: Der 32-jährige OB-Büroleiter organisierte die Umstellung federführend.

Herr Uhrich, welche Reaktionen gab es bislang auf die Umstellung?
Tobias Uhrich: Die Stimmung ist grundsätzlich positiv, auch wenn es die üblichen Anlaufschwierigkeiten gab, die grundsätzlich mit der Umstellung aufs digitale Zeitalter verbunden sind. Das Programm läuft reibungslos, darüber bin ich sehr froh.

Es gab also keine „Kinderkrankheiten“? 
Uhrich: Nein, wer ein I-Pad benutzt, bei dem funktioniert die Software problemlos. Klar, wer mit der Technik nicht vertraut ist, muss sich schon ein bisschen Zeit nehmen. Es gab eine Testphase, und wir haben Schulungen angeboten, um auf die Umstellung vorzubereiten. Namentlich möchte ich Tina Lacker vom Sitzungsdienst danken, die einen wertvollen Beitrag dazu leistete, diese Herkulesaufgabe zu schultern.

Was war Auslöser für die Umstellung?
Uhrich: Im Februar 2014 gab es einen Antrag der SPD-Fraktion, der uns sehr gelegen kam. Wegen personeller Rahmenbedingungen dauerte es dann länger als geplant, bis das Projekt umgesetzt wurde.

Welche Erwartungen sind damit verbunden?
Uhrich: Es werden Kosten eingespart und Personalressourcen frei. Unser Sitzungsdienst hat bislang ganze Donnerstagvormittage damit zugebracht, die gedruckten Unterlagen für die Fraktionen zu stapeln, zu kuvertieren, zu verschicken – es war ein Riesenaufwand. Durch die Digitalisierung müssen jetzt statt bislang 110 nur noch 20 Unterlagen in Papierform für die Öffentlichkeit angefertigt werden. Wir sind als Stadt gesetzlich dazu verpflichtet, diese Menge vorrätig zu halten.

Ein Wort zu den Kosten?
Uhrich: Wir haben für die Software und die 45 Geräte für die Gemeinderäte und Ortsvorsteher sowie für die Schulungen insgesamt rund 40 000 Euro ausgegeben und gehen davon aus, dass sich die Investitionen in anderthalb Jahren amortisiert haben werden. Die Geräte bleiben übrigens im Eigentum der Stadt Offenburg.

Inwiefern amortisiert? 
Uhrich: Wir sparen pro Jahr eine halbe Million bedruckter Seiten in einem Wert von 30 000 Euro ein. Diese Einsparnis kommt natürlich auch dem Klimaschutz zugute, den die Stadt Offenburg als strategisches Ziel definiert hat. Die jährlichen Fixkosten liegen bei 1300 Euro, hier sind die Wartung der App, die Pflege und der Softwarevertrag enthalten.

Warum fiel die Wahl gerade auf den Anbieter Somacos? 
Uhrich: Wir haben schon vor der Umstellung mit dem Programm für unser Ratsinformationssystem und den Gremiendienst gearbeitet, daher haben wir uns dann auch für die App entschieden.

Wie handhaben es andere Städte? 
Uhrich: Es sind viele dabei umzustellen; ich wurde inzwischen schon als Experte eingeladen. Kleinere Gemeinden sind eher zögerlich, für größere Kommunen rentiert es sich auf jeden Fall. Der Landkreis zieht derzeit nach.

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Text: Stadt Offenburg

 

 

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